体調不良で欠勤するときの職場への伝え方チェックリスト【連絡文例つき】

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「体調不良で欠勤するとき、職場への伝え方がわからない」「何をどこまで話せばいいのか毎回迷う」——そんな悩みを抱えながら働き続けているあなたへ。このチェックリストは、いつ・何を・どう伝えるかを段階別に整理し、そのままコピーして使える連絡文例までまとめました。休むことへの罪悪感が強かったり、障害の特性で電話が苦手だったりする場合も想定して作っています。

「欠勤が多いと仕事を続けられないかも」という不安もよくあります。欠勤そのものへの向き合い方や、配慮申請の方法については別記事で解説していますので、ここでは「今日休む」ときの実務的な伝え方に絞ります。

チェックリスト
記入例・言い換え例
よくあるつまずき
現場からのひとこと
まとめ

チェックリスト

以下を印刷またはメモ帳にコピーして、欠勤当日の手順として使ってください。

① 前日夜〜当日の朝一番（連絡する前の確認）

□ 連絡する相手（直属の上司の名前）を確認した
□ 連絡手段（電話 / メール / チャットツール）を確認した
□ 職場のルール（何時までに連絡するか）を確認した
□ 代わりに対応が必要な業務・引き継ぎ事項をメモした
□ 診断書や受診が必要かどうかを確認した（長期欠勤・傷病手当の申請を考えている場合）

② 連絡のタイミング

□ 始業時刻の30分〜1時間前を目安に連絡する
□ 電話が苦手な場合は、メール・チャットが認められているか事前確認済み
□ 当日の朝に連絡が難しいほど体調が悪いときのために、前日夜に一言入れる選択肢も検討した

③ 伝える内容（最低限のセット）

□ 「本日休む」という事実
□ 体調の概要（詳細な病名・症状を話す必要はない）
□ 当日の業務で急ぎのものがあれば引き継ぎ先の提案
□ 翌日以降の見通し（「明日は出勤できそうです」「様子を見てご連絡します」）
□ お礼・お詫びの一言

④ 電話で伝えるとき

□ 電話前にメモ用紙に話す内容を箇条書きにした
□ 相手が出たら「お時間よろしいでしょうか」と一言添えた
□ 詳しく説明しようとして話しすぎないよう、30秒〜1分で伝えることを意識した

⑤ メール・チャットで伝えるとき

□ 件名に「【欠勤連絡】氏名 ○月○日」と入れた
□ 本文は3〜5行以内にまとめた
□ 送信後、既読・返信があるかを確認した（緊急の場合は電話フォローを検討）

⑥ 休んでいる間・翌日の対応

□ 受診した場合は、必要に応じて受診記録や診断書を準備した
□ 翌日出勤できるかどうかを、前日夕方〜夜に上司へ連絡した
□ 翌日出勤時に上司へ口頭でお礼・経過を簡単に報告した
□ 欠勤が続く場合は、支援者（就労支援スタッフ・障害者就業・生活支援センターなど）に相談した

記入例・言い換え例

以下はそのままコピーして使える文例です。「（　）」の部分を書き換えて使ってください。実在の人物の体験談ではなく、よくある場面を想定した例文です。

電話での伝え方（台本メモ）

「おはようございます、（氏名）です。本日、体調不良のため欠勤させてください。（今日の業務）については（同僚名）さんに確認いただければ助かります。明日の出勤については、夕方ごろまでにご連絡いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします。」

メール・チャットの文例

場面別・連絡文例
場面	文例
当日朝・基本パターン	件名：【欠勤連絡】（氏名）（月日）（上司名）様本日、体調不良のため欠勤させてください。ご迷惑をおかけし申し訳ありません。急ぎの案件がある場合は（同僚名）さんにご確認ください。明日の出勤可否は本日夕方までにご連絡いたします。
前日夜に翌朝欠勤の予告をするとき	夜分に失礼します。体調がすぐれず、明日出勤が難しい状況です。明朝改めてご連絡いたしますが、念のお知らせです。
受診のため半日休む・遅刻するとき	本日、受診のため（時刻）ごろ出勤となります。ご迷惑をおかけします。
欠勤が続くとき（2日目以降）	引き続き療養中のため、本日もお休みさせてください。回復次第ご連絡いたします。ご心配をおかけして申し訳ありません。

症状をどこまで伝えるか：言い換え例

詳細な病名や障害の状態を職場に話す義務はありません。以下のような言い方で「体調が悪い」という事実だけを伝えることができます。

「体調不良のため」（最もシンプル。多くの場合これで十分）
「昨日から体調がすぐれず」（経緯を短く補足したいとき）
「頭痛・発熱があり」（具体的な身体症状だけ伝えたいとき）
「持病の関係で」（障害・疾患があることを開示している場合）
「体調管理が必要な状態で」（曖昧に伝えたいとき）

何をどこまで開示するかは、雇用形態・職場との信頼関係・あなた自身の判断によります。主治医や就労支援スタッフに相談しながら決めるのもよい方法です。

よくあるつまずき

「電話が怖くてかけられない」

声で話すことへの不安や緊張感が強いとき、いきなり電話しようとするとハードルが上がりがちです。まず職場のルールとして「メールやチャットでの欠勤連絡が認められているか」を平時に確認しておきましょう。電話が必要な職場でも、障害の特性として「電話での連絡が難しい」と事前に相談・合意しておくことで、メール連絡に変更できる場合があります。この「配慮の合意」は平時にしておくのがポイントです。体調が悪い当日に交渉するのは負担が大きくなります。

「何度も休んでいて言い出しにくい」

欠勤が続くと「また休むのか」と思われそうで連絡が遅れてしまう——という声はよく聞かれます。ただ、連絡が遅れること自体が職場の信頼低下につながりやすいのも事実です。欠勤の頻度や理由については、都度の連絡とは別に、落ち着いた場面で上司と話し合う機会を設けるのが望ましい対応です。欠勤が多い背景にある課題（業務量・環境・体調管理）を整理して伝えるための準備については、就労支援スタッフや障害者就業・生活支援センターに相談してみてください。

「翌日出勤できるか自分でもわからない」

「様子を見てご連絡します」と伝えてOKです。無理に「明日は出ます」と言って結果的に休む方が、職場の準備を狂わせてしまいます。不確かなときは「夕方ごろ改めてご連絡いたします」と時間を区切って伝えると、相手も対応しやすくなります。

「障害のことを伝えるべきか迷う」

欠勤連絡のたびに障害について説明する必要はありません。すでに開示している場合でも、毎回の連絡は「体調不良のため」で十分です。障害の特性と欠勤の関係を職場と共有したい場合は、日常業務の中での面談や、支援者を交えた話し合いの場を活用することをおすすめします。

現場からのひとこと

就労支援の現場では、「休むことより、連絡できないことが職場との関係を難しくする」というケースを少なくない頻度で見ます。欠勤の多さよりも、連絡が途絶えることへの職場側の不安・不信感が積み重なるパターンです。だからこそ、「どんな手段でもいいので連絡する」という習慣が職場との信頼関係を守る上で重要です。

また、このチェックリストの「⑥ 翌日の対応」にある「翌日出勤時に口頭でひとこと報告する」は、意外と見落とされがちなステップです。簡単な「ご迷惑をおかけしました」の一言が、職場の雰囲気を和らげるきっかけになります。支援者として日頃から、欠勤連絡のロールプレイを本人と一緒に練習しておくと、当日の緊張が格段に和らぎます。